אחת הסיבות המרכזיות לחוסר הצלחה של ארגונים היא חוסר היכולת שלהם ליישם את האסטרטגייה בה בחרו. למרבית הארגונים יש אסטרטגיה טובה דיה, אך הקושי בעיקר נעוץ ביישום שלה או בתרגום של הצהרות הארגון לפעילויות יום-יומיות. אחד הכלים שיכולים לסייע בגישור הפער המתואר הוא כלי מדידה של תכניות עבודה בארגון.
כל ביצוע מקורו בתכנון. בחיי היום יום שלנו אנו מבצעים דברים רבים שתוכננו מראש, כך אנו מורגלים לפעול. אנו מקדישים מחשבה רבה לתכנון פעולות יום- יומיות, הן במסגרת מקום העבודה והן במסגרת חיינו האישיים. כמובן שלעיתים אנו מבצעים דברים שלא תוכננו מראש בשל דחיפות, שינוי סדר העדיפויות וכדומה. על חשיבות התכנון אין עוררין, שכן בלעדיו היה עולמנו שרוי בתוהו ובוהו. לתכנון בארגון באופן ספציפי יותר ישנה חשיבות רבה מאוד. שכן, לא ניתן לנהל ארגון בצורה יעילה ללא תכנון. ארגון לא יכול לשרוד ואף לא לשגשג ולצמוח ללא תכנון פעולותיו השונות והמגוונות.
תכנון הוא תהליך של חשיבה מסודרת לצורך החלטה על סדר פעולות שנועדו להשיג מטרות מוגדרות, ובהקשר הארגוני- את יעדי הארגון. במסגרת תכנית העובדה נקבעים על פי רוב הדברים הבאים: אופי המשימות שיש לבצע, בעלי התפקיד המבצעים ומועד אחרון לביצוע ("דד-לין"). התכנון מאפשר להפעיל אמצעי שליטה ובקרה על מערכות ניהול בכל שלב בתוכנית, על מנת לגלות טעויות וסטיות בסמוך להיווצרותן ובכך למנוע או לתקן אותן. בנוסף, במסגרת התכנון נקבע לוח-זמנים מסודר להשגת משימות ויעדים, דבר המאפשר לפקח על כל שלב ושלב בתוכנית העבודה ולבחון באיזה מקום נמצא הארגון מבחינת השגת מטרותיו.
לאחר בניית תכנית העבודה, יש לבנות מדדי בקרה על התהליך וממדי הצלחה על תוצאות הביצוע לכל פעילות ולהגדיר את האחראים לביצוע הבקרה. מדדי הבקרה וההצלחה ימדדו במונחים כמותיים/ איכותניים בהתאם לאופי עיסוקה של החברה. למשל, בחברה עסקית ממוקדת רווחים סביר כי חלק גדול מהמדדים יהיו כמותיים. לעומת זאת, עמותות ממוקדות אג'נדה סביר יעשו שימוש גדול יותר במדדים איכותיים. יש לקבוע ולהגדיר בדיוק את המדדים הרצויים ומה נחשב כהצלחה, לערוך בדיקות מדדים תקופתיות( מוגדרות מראש) ולבחון האם הארגון מתקדם לעבר יעדיו בקצב הרצוי.
רק ידיעה מוקדמת וברורה של יעדי הארגון תסייע בהמקדות במדדים הרלוונטיים ולהפקת תועלת אמתית מהם. חשוב לעשות את האבחנה בין מדידה ישירה למדידה עקיפה. ישנו קושי מסוים במדידה של ישויות מסוימות (כדוגמאת תהליכי פיתוח) ובשל העובדה שלעיתים ישנם קשרים בין הישויות, נוח במקרים רבים לערוך מדידה של ישות מסוימת בצורה עקיפה דרך ישויות הקשורות אליה. דוגמה קלאסית לסוג מדידה שכזה היא מדידה של זמני ביצוע וזמני תגובה של מערכת כאלטרנטיבה למדדי תפוקה של העובד. חשוב מאוד לבחור מספר מדדים מצומצם שלהם יהיה תוקף גבוה ( מינימום מדדים שאכן ימדדו את מה שהארגון מעוניין לצמדוד ושלא ימדדו דברים נוספים שאינם רלוונטיים לארגון).
תהליך הקמת מערכת מדידה מורכב פעמים רבות מהצעדים הבאים:
- הגדרת המדדים לפי שיטת GQM ( Goal, Question, Metric)
- הגדרת מטרות המדידה (GOALS)
- חקירה של תכונות המוצר/ התהליך לשם השגת המטרות. החקירה מתבצעת באמצעות שאלות ( QUESTIONS)
- קביעת המדדים עצמם שאמורים לענות על השאלות ( METRIC)
2. כתיבת תכנית המדדים ואישורה
3. עריכת סימולציה ( בחינה מידת ישימות) על מנת לוודא שהמדדים שהוגדרו מאתאימים ועונים על הצורך ואכן הינם מדידים.
4. מדידה בפועל ( איסוף נתונים) של נתונים אמיתיים.
5. ניתוח הנתונים ונקיטת פעולות הולמות בהתאם לתוצאות
לסיכום, ניתן לראות כי מדידה ובקרה של תכניות עבודה בארגונים הינה חיונית ואף הכרחית ליעילות הארגון. תכניות עבודה יכולות להיות מתוכננות היטב, אך ללא בקרה ומדידה הארגון לא יוכל להפיק לקחים ולבחון האם הוא אכן עומד ביעדיו. דהיינו, שלב המדידה הוא שלב אינטגרלי בתהליך טאין אפשרות "לדלג" עליו. מדידיה טובה תאפשר לארגון להתקדם לעבר יעדיו בצורה המהירה, האיכותית והיעילה ביותר ובכך תעודד שגשוג וצמיחה מתמדת לעבר החזון הארגוני.
