"ההחלטה לא לשנות דבר ולא לקחת סיכון זוהי אסטרטגיה עסקית אשר מובילה לכישלון וודאי"
מארק צוקרברג מייסד , נשיא ומנכ"ל הרשת החברתית "פייסבוק".
התנעת תהליכים ארגוניים הינה כורח המציאות היות והישרדותם והצלחתם של ארגונים בטווח הארוך מחייבות את התאמתם לתנאי הסביבהבה הם פועלים וכן התאמה של מערכות והתהליכים הארגוניים לשינויים החיצוניים והפנימיים שמתרחשים בסביבה.
קיימים מגוון של שינויים ארגוניים:
- שינוי מבני
- שינוי טכנולוגי
- שינוי בסביבה הפיזית
- שינוי אנושי
- שינוי ייעודי
כאשר כל אחד מהם עשוי להתרחש בעקבות מיזם.
מיזם (פרויקט) בהגדרתו הינו מאמץ זמני ליצירת שירות או מוצר ייחודי. מהותו של מיזם היא לקיחת תשומות והמרתן לתפוקות רצויות. מיזמים אופיניים שניתן למצא בארגונים לרוב מכוונים לשיפור מצבם התחרותי באמצעולת שיפור המועילות או היעילות.
מיזמים מהווים במקרים רבים כוח חלוץ, גורם מניע או זרז בהתנעת תהליכים ארגוניים. הערבות מיזמים, לאחר שהמוצר או השירות הושגו עשויה להתרחש התנעת תהליכים ארגוניים בשני אופנים:
- המיזם המקורי מסתיים אך צומח ממנו מיזם המשך סביב המוצר או השירות ומכאן עשוי לבתפתח תהליך ארגוני תחום בזמן או מתמשך
- המיזם המקורי מסתיים אולם מתפתח ממנו תהליך ארגוני מתמשך.
דוגמא לכך היא צורך בעקבות מיזם בהערכות לתחזוקה ותפעול של מוצר חדש שיוצר באותו מיזם. ההערכות הנ"ל מתניעה תהליך ארגוני שמטרתו יצירת תהליכי עבודה. ממשקי עבודה והתאמת כ"א לפעילות הנדרשת. בנוסף, כחלק מהערכות זו עולים הבטים לוגיסטיים וניהוליים נוספים כגון: פיתוח מדדים, כלי ניהול, מעקב ובקרה ועוד.
מיזמים עשויים להיות אב טיפוס לתהליכים ארגוניים. במקרים בהם ישנן תוצאות חיוביות הם עשויים לעודד המשך תהליכים במטרה להגיע לתוצאות חיוביות נוספות.
מיזמים עשויים להוות פריצת דרך ביציאה מקיפאון ארגוני. ארגונים רבים נוטים להכנס למצב סטטי - במשך שנים לא נתרחשים תהליכי התחדשות של תהליכי עבודה, פיתוח כ"א ועוד. משמעות הקיפאון זה הינה לעיתים נסיגה כתוצאה מהעדר התאמה למציאות המשתנה כתוגמאת שיניים בשוק, שינויים טכנולוגיים ועוד. יציאה מקיפאון אגוני באמצעות מיזמים עשויה לסלול את הדרך לפעיוליות נוספות והתחדשות.
מיזמים עשויים להוות גורם מניע לתהליך של בדק בית בארגו גם בנושאים שאינם קשורים ישירות לנושא המיזם לדוגמא:
מיזם בתחום השיווק עשוי להציף ליקויים במוצ, בתפעול, בלוגיסטיקה ובמערך המכירות. ככל, מיזמיםעשויים להצביע על פערי ביצוע שהם פערים בין ביצועיים רצויים לבין ביצועיים בפועל העלולים לבוא לידי ביטוי במונחים של תפוקות ף שיעורי רווח, רמת יעילות של תהליכים ארגוניים שונים, כושר התחרות ועוד. בתהליך של תכנון וביצוע מיזמים, הצבעה על צרכים ארגוניים עשוייה להתרחב במידה ותוך כדי התהליך מתגלים ליקויים ועולה הצורך במציאת פיתרון או לחלופין מתגלות הזדמנויות עקב תהליכים מוצלחים שכדאי להרחיב , אפילו באמצעות מתודולוגיה של השוואת ביצועים לפי הביצוע הטוב ביותר.
על פי מודל שמונת הצעדים של החוקר ג'ון קוטר, השילוב הראשון ברתימה לתהליך של שינוי ארגוני הוא שלב הגברת הדחיפות בו מוצג הצורך בשינוי והדחיפות ביישומו. לפיכך מיזמים עשויים לתרום לביטול תחושת השאננות ושביעות הרצון מהמצב הקיים ויצירת הבנה כי נדרש שינויי.
קשרי עבודה, הנוצרים פעמים רבות במהלך מיזמים בין יחידות או גורמים שלא הייתה ביניהם אינטרקציה בעבר, עשוייים לסייע בצמצום התנגדויות היות ולעיתים במהלך מיזם מתבצעים ראיונות שבאמצעותם נאסף מידע, מתגבשות תובנות ואף נרכש אמונם של המשתתפים.
שינוי ארגוני שקורה בעקבות מיזם מתרחש בעצם לאחר רכישת אמונם של המשתתפים במיזם, משתתפים עשויים להוות סוכני שינוי ביישום תהליך ארגוני. משתתפי המיזמים והגורמים בארגון הנהנים מפירותיו עשויים להיות סוכני שינוי בתהליכים ארגוניים נוספים. מכאן שמיזמים עשויים בעצם לתת מענה לשלב השני על פי המודל של ג'ון קוטר שהינו יצירת קואליציה רחבהנ תומכת שינוי.
לסיכום, מיזמים עשויים לשמש כקטליזטור להתנעת תהליכים ארגוניים היות והם מציפים צרכים ארגוניים, אם בשל תולדת צרכים חדשים או בשל הצפת פערי ביצוע, יציאה מקיפאון ארגוני, תהליך של בדק בית בארגון, יצירת ממשקי עבודה חדשים ותרומתם להתמודדות עם התנגדויות טבעיות הצפויות בכל תהליך של שינוי ארגוני.
