בזמן שאתה יושב וקורא את השורות שלפניך,מתרחשות בארגון שאותו אתה מנהל מאות פעולות ותהליכים המפוקחים על ידך באופן
מלא באופן חלקי, או שאינם מפוקחים כלל.
כראש ארגון מקצועי, אתה מבקש לנהל תהליכים אלו דרך הכלים ההיררכיים והמנהליים הקיימים בארגון, דרך ביזור סמכויות וקביעת מסגרות אחריות וסמכות, ולא לשלוט בכולם באופן אישי.במקרים שבהם ישנה חריגה מכללי הנורמה המקובלים, או בנקודות זמן שבהן נדרשת מעורבות מיוחדת על מנת לפתור משברים או לתת פתרונות מיוחדים, קיימים שני נתיבי פעולה אפשריים:
להמשיך לנהל את המשבר/המצב המיוחד דרך המערכת והנהלים הקיימים.
"לצלול" אל תוך נבכי המערכת,ולדלג על הדירוג ההיררכי, ולמעשה "לגעת" בחומר הגולמי, לנתח אותו''
ולתת את הפיתרון המקצועי ביותר לנקודת הזמן הנוכחית.
שתי האפשרויות לגיטימיות וניתנות לביצוע, אולם יכולתך כמנהל לבחור בדרך השנייה, מותנית בכך שבארגונך קיים תיעוד של הפעולות הנעשות, והעובדים מודעים לכך שפעולותיהם ניתנות לניטור ניתוח ולתחקור. במידה ּשאין לׂארגון את יכולת התיעוד והניתוח אתה עלול לעמוד חסר אונים מול מּשבר, ללא כלים המאפשרים לנתח את האירועים שהובילו למהלך, וללא דרכים אפשריות לפתרונו.
מצב זה הופך אותך כמנהל לתלוי בידע, בניסיון ובנתונים הקיימים בדרגים המקצועיים בארגון ולמעשה למין בן-ערובה של דרגים אלו.
מגבלות הפיתוח הארגוני
כאשר ארגון בוחר בתהליך של פיתוח ארגוני, הוא למעשה מבקש להביא את הארגון למצב של היררכיה ארגונית ברורה וליצור חלוקה שבהירה וניתנת לבקרה של אחריות וסמכות. מהותה של תמונת סיום זו, היא שארגון שניתן לנהלו בפשטות רבה, ושניתן לעקוב אחר שינויים בו, אחר צרכים ואחר דרכי תגובה נבחרות. תהליך זה אינו מספיק כדי להימנע מלהיות שבוי של הדרגים המקצועיים.
תהליך הפיתוח הארגוני ישפר מהותית ארגונים כושלים, אך עדיין לא אפשר להם "לעקוף" את המערכת ההיררכית אותה בנו.
הפיתוח הארגוני לבדו אינו מקנה למנהל הארגון כלים תיעודיים וניתוחיים המשפרים את יכולתו לעקוב,ואת יכולתו לבצע בקרה שוטפת של תפקוד הארגון וניהול מצבי משבר בזמן אמת.
בעיה זו מקבלת משנה תוקף כאשר עוסקים שבהם יש לדרג הנמוך של העובדים חופש רב יחסית, כגון בחברות המתפעלות צי רכב.
עובדים אלה אינם שוהים במהלך עבודתם במשרד, ולכן הקשר איתם והיכולת לפקח עליהם בצורה יעילה נפגעים משמעותית. בארגונים אלו, בהם מוטת השליטה רחבה ופועלים בהם גורמים עצמאיים רבים, כל עובד הופך למעין מדור בפני עצמו, שבן הוא נדרש לשלוט במידה מינימלית, על מנת לוודא שהמשימה מבוצעת ביעילות ובפשטות. חוסר יכולתו של המנהל לשלוט בעובדים אלו, או לכל הפחות להבהיר להם שיש בידו את הפוטנציאל לשלוט בהם, יוצרת תלות מידית שלו באותם דרגים, ומחלישה משמעותית את יכולת האכיפה של הנהלים שנקבעו בתהליך הפיתוח הארגוני.
המענה הטכנולוגי
במקרים הבעייתיים הנזכרים לעיל, נדרש לארגון רובד נוסף של פתרונות, שחלקו מתבטא דרך מתן מענה טכנולוגי לפערי התיעוד, הניתוח והשליטה.
להלן מוצגים מספר סוגים של פתרונות טכנולוגיים המאפשרים מענה לתחומים הקשורים בתהליך הניהול של צי הרכב.
משמעת: נהגים בציי רכב, בעיקר הבעייתיים שבהם, נוטים לעבור באופן תדיר בין חברות היסעים, וזאת בעיקר בשל בעיות התנהגותו חריגה מנורמות מקובלות. מעקב שוטף אחר נהגים אלו, יאפשר להקטין משמעותית את הסיכון בקבלה של נהג חדש, משום שהנהג יידרש להביא עמו גיליון מעקב משמעת מהארגון הקודם בו עבד. בנוסף, הארגון שבו עבד הנהג יכול לבצע מעקב שוטף על רמת המשמעת של הנהג, רמת הבטיחות שלו וקריטריונים נוספים המאפשרים לבודד את הנהג הבעייתיים ולטפל בהם באופן ממוקד. כיום קיימות תוכנות המאפשרות ניהול הפרמטרים הללו, ולבצע מעקב שוטף אחר התנהגות הנהג ורמת המשמעת שלו.
בקרת מנוע: קיימת מערכת בקרה המאפשרת לנטר את פעילות המנוע, לזהות תקלות או פוטנציאל לתקלה מבעוד מועד ולנהל את שגרת הטיפולים ברכב אופן מסודר ויעיל. בנוסף, המערכת מאפשרת בקרה על שעות פעילות המנוע ותורמת להקטנת רמת השחיקה והבלאי שלו, ובכך לצמצם את עלויות התחזוקה השוטפת. לדוג', אם ניתנה הנחיה לנהגים כי המתנה לנוסע תהיה ברכב כבוי על מנת לחסוך שעות מנוע, תוכנה זו תאפשר פיקוח על ביצוע ההנחיה.
בקרת דלק: תוכנה המאפשרת בקרה, תיעוד וניתוח תצרוכת הדלק ברכב כדי לשפר את יכולת איתור כלי רכב בהן יש בעיה במערכת הדלק, או לחילופין לזהות תופעות של גניבת דלק ע"י נהגים או כל גורם אחר. בקרת נתיב ומהירות: מודול המעביר מידע על מיקום הרכב ביחס לנתיבו ועל המהירות בה הוא נמצא לצורך תיעוד ותחקור. בכך למעשה נאכף על הנהג לנהוג באופן יעיל ובהתאם להנחיות ולנהלים המחייבים בחברה. בנוסף, בעת התרחשות תאונה חלילה, אפשר לבצע תחקיר מהיר המבוסס על נתוני אמת, להגיע לסיבות האמתיות להתרחשות התאונה, ולסייע בזיהוי הגורם האחראי לה.
בקרת שינוי נהיגה: בקרה זו מאתרת שינויים משמעותיים באופי הנהיגה ומעבירה התראה מידית על כך למנהל המשמרת, שיכול לברר את הסיבות לשינוי. ביכולתו למנוע התרחשות תאונה עקב התנהגות פרועה של נהג על הכביש, נהג עייף או הנמצא תחת השפעת אלכוהול או סמים. ניהול משרד ממוחשב: תהליך זה הופך את ניהול הארגון למתועד, מגובה ויעיל. המהלך כולל מעבר לניהול רשתי ממודר של המידע העסקי, טיפול ברמת בחשיפה של מידע הארגון לגורמים בלתי מורשים, בתוך הארגון ומחוצה לו, מענה לגיבוי קבצים ומסדי נתונים וכן מאפשר עבודה משותפת על קבצי נתונים ובכך להקטין את רמות הכפילות ומרחב הטעות בארגון.
בקרה על מערכות קשר וטלפוניה: המערכות הקיימות בשוק מאפשרות להקליט את השיחות בקבצים מקוטלגים שניתן לאתרם במהירות וביעילות. ניתן לשלב במערכת יכולת זיהוי של מילים ומשפטים, ובכך לאפשר בקרה שוטפת על אופן הדיבור של אנשי הארגון, זיהוי מצבי סכנה בזמן אמת, וכן בירור תלונות לקוחות על יחס בלתי ראוי. למערכת יתרונות נוספים הנוגעים לתחום השיווק ומיצוב החברה.
סיכום
מערכות הניהול והשליטה הקיימות כיום, מאפשרות לנטר את פעילות הנהג באופן ממוחשב, ובכך לשפר את יעילות הנהיגה שלו ואת רמת בטיחותה. בנוסף המערכות מאפשרות לתת מענה של מיגון, איתור, בקרה ודיאגנוסטיקה, להן השפעה ישירה בשיפור רמת תקינות הרכב, אחזקתו ויכולת ההתמודדות עם גניבות חיצוניות ופנימיות.
מערכות נלוות מאפשרות לנהל מעקב אישי אר ביצוע השתלמויות, קורסים, רמות מיומנות, משמעת, ביצוע מבחן רישוי, הקפדה על שעות שינה וכדומה. רמת השליטה והבקרה האפשרית הינה גבוהה ביותר וכוללת התראות עם מידע ניהולי שוטף ויכולת לקשר את מערך הכספים כדי להגביר את הבטיחות ולמצות את המרב מן המערכת. ארגונים שיישמו את המענה הטכנולוגי הכולל השיגו חסכון של עד 30% בעלויות השוטפות תוך החזר השקעה בזמן קצר.
אולם, על אף כל היתרונות המענה הטכנולוגי מהווה השלמה בלבד למערכת ארגונית בריאה ולא תחליף לה. שילוב נכון של פיתוח ארגוני ומענה טכנולוגי ושימוש מושכל בהם, ישפרו משמעותית את רמת היעילות, הרווחיות, המשמעת והבטיחות בארגון וכן את רמת תפקודם הכללי של העובדים בו.
